Distribuidora: cobranza ordenada con reporte de antigüedad de saldos e IA

El problema

Una distribuidora que vende a crédito (abarrotes, refacciones, material eléctrico, insumos agrícolas, productos de limpieza) vive de su flujo. Cuando la cartera vencida crece, el dueño termina financiando a sus clientes. La cobranza suele ser reactiva: alguien revisa "quién debe" cuando falta dinero, llama a los que recuerda y manda mensajes que a veces son demasiado suaves y a veces demasiado agresivos.

Con un reporte de antigüedad de saldos y un proceso semanal, la cobranza se vuelve rutina. La IA ayuda a priorizar, a redactar mensajes según el nivel de atraso y a preparar el resumen para el dueño.

Para quién aplica

• Distribuidoras y mayoristas con 30 a 500 clientes a crédito.
• Fabricantes pequeños que venden a tiendas o a otras empresas.
• Despachos o empresas de servicios con igualas mensuales.

Herramientas

• Tu sistema administrativo (CONTPAQi, Aspel, Microsip, Bind, Alegra u otro) para exportar facturas pendientes, o tus CFDI convertidos a Excel.
• Excel o Google Sheets para el reporte de antigüedad.
• ChatGPT, Gemini o Copilot para analizar y redactar.
• WhatsApp Business y correo para enviar recordatorios, con datos para pago por transferencia SPEI (CLABE) y, si aplica, CoDi o liga de pago.

Costo aproximado

MX$0 con lo que ya tienes. Hasta unos MX$400 al mes con un plan de IA de pago. Las plataformas de cobranza automatizada existen pero cuestan más; empieza con este proceso.

Tiempo o dinero que podrías ahorrar

Estimación: armar la lista de a quién cobrar y escribir mensajes uno por uno puede tomar 4 a 6 horas por semana. Con reporte y plantillas, 1 a 2 horas. En dinero, el impacto depende de tu cartera; la métrica a seguir es el promedio de días de cobro (DSO) y el monto vencido a más de 60 días. Mídelo cada mes.

Paso a paso

1. Exporta las facturas pendientes

Columnas: cliente, folio o UUID, fecha de emisión, fecha de vencimiento (según días de crédito), monto, saldo pendiente, vendedor y teléfono o correo de cobranza del cliente.

2. Arma el reporte de antigüedad

Clasifica el saldo en: por vencer, 1-30 días vencido, 31-60, 61-90 y más de 90. La IA te puede dar las fórmulas (por ejemplo, con HOY() y SI anidados) o una tabla dinámica.

3. Prioriza

No todos los clientes se cobran igual. Ordena por monto vencido y antigüedad, pero marca también a los clientes estratégicos (los que más compran) para que la conversación la tenga el vendedor o el dueño, no un mensaje automático.

4. Define niveles de mensaje

• Preventivo (3 días antes del vencimiento): recordatorio amable con datos de pago.
• Nivel 1 (1-15 días vencido): recordatorio cordial, pide fecha de pago.
• Nivel 2 (16-45 días): más firme, menciona que el crédito se pausa.
• Nivel 3 (más de 45 días): llamada del responsable y propuesta de convenio.

5. Redacta las plantillas con IA

Usa el prompt de abajo. Revisa que el tono sea el de tu empresa y que no haya amenazas: la cobranza a empresas también debe ser respetuosa, y si alguna vez cobras a personas físicas consumidoras, existen reglas específicas sobre prácticas de cobranza.

6. Rutina semanal de 1 hora

Cada lunes: actualizar reporte, mandar mensajes del nivel que toque, registrar promesas de pago (fecha y monto) y llamar a los de nivel 3. El viernes, revisar quién cumplió.

7. Complementos de pago

Cuando cobres facturas emitidas con método PPD, recuerda emitir el CFDI con complemento de pago en el plazo que marca el SAT (a más tardar el día 5 del mes siguiente al pago). Agrega una columna "REP emitido" a tu reporte.

Errores comunes

• Cobrar solo cuando falta dinero. La constancia es lo que funciona.
• Mensajes genéricos sin folio ni monto: el cliente responde "¿cuál factura?".
• Seguir surtiendo a clientes con más de 60 días vencidos sin una decisión explícita del dueño.

Prompt listo para copiar

Eres responsable de cobranza de una distribuidora en México que vende a crédito a negocios. Te paso el reporte de facturas pendientes (cliente, folio, vencimiento, saldo en MXN, días vencidos).

1. Agrupa por cliente y clasifica en: por vencer, 1-15, 16-45 y más de 45 días.
2. Ordena por prioridad (monto vencido × antigüedad) y marca a los 5 clientes que el dueño debería llamar personalmente.
3. Para cada nivel, redacta una plantilla de WhatsApp (máximo 5 líneas) y una de correo (asunto + 6 líneas), en tono cordial y profesional, firme en los niveles altos pero sin amenazas. Incluye variables [CLIENTE], [FOLIOS], [MONTO], [FECHA_VENCIMIENTO] y nuestros datos de pago: [BANCO, CLABE, REFERENCIA].
4. Al final, un resumen de 5 líneas para el dueño: total vencido, porcentaje a más de 45 días y principales riesgos.

No inventes datos. Reporte:
[PEGA AQUÍ]

Siguiente paso

Después de dos meses, revisa qué clientes pagan siempre tarde y ajusta sus días de crédito o su límite. La mejor cobranza empieza al otorgar el crédito.