Restaurante: controlar inventario y mermas con una hoja de cálculo y IA

El problema

En muchos restaurantes pequeños el inventario vive en la cabeza del cocinero o del dueño. Se compra "lo de siempre" en la central de abastos o con el proveedor, se acaba el aguacate un viernes a las 8 de la noche y, al mismo tiempo, se tira cilantro, jitomate o crema que se echó a perder. Sin números es imposible saber cuánto se pierde ni cuánto debería costar cada platillo.

La IA ayuda en tres cosas concretas: armar el formato de inventario, convertir conteos rápidos (incluso dictados por voz) en tabla, y analizar las cifras para proponer compras y alertas.

Para quién aplica

• Fondas, cocinas económicas, taquerías, cafeterías, marisquerías y restaurantes con menú estable.
• Negocios con uno o dos proveedores principales y compras al menos dos veces por semana.

Herramientas

• Google Sheets (gratis) o Excel: una hoja de inventario y otra de ventas.
• ChatGPT, Gemini o Copilot: para diseñar el formato, transformar conteos y analizar tendencias. La versión gratuita alcanza; un plan de pago (aprox. MX$350 a MX$400 al mes) permite subir archivos más grandes y fotos.
• El celular: para dictar o fotografiar el conteo.
• Tu punto de venta (si tienes uno, como los que venden terminales o apps locales): exporta las ventas por platillo.

Costo aproximado

MX$0 para empezar. Hasta unos MX$400 al mes si pagas un plan de IA. No hace falta contratar software de inventario al inicio.

Tiempo o dinero que podrías ahorrar

Estimación: en restaurantes pequeños es común que una parte del costo de insumos se pierda en mermas, sobreporciones y faltantes, pero el porcentaje real varía muchísimo. No te damos una cifra inventada: el primer objetivo es medir tu merma. Con dos o tres semanas de conteos ya sabrás qué insumos se pierden y cuánto dinero representan. En planeación de compras, el ahorro estimado es de 2 a 3 horas semanales porque ya no compras de memoria.

Paso a paso

1. Elige los 20 insumos que más dinero mueven

No cuentes todo. Empieza con los insumos caros o perecederos: carne, pollo, camarón, queso, aguacate, jitomate, tortilla, aceite, refresco, cerveza. Esos explican la mayor parte del costo.

2. Crea la hoja de inventario

Columnas: insumo, unidad (kg, pieza, caja, litro), inventario inicial, compras, inventario final, consumo (inicial + compras − final), costo por unidad y costo del consumo. Pídele a la IA que te dé las fórmulas.

3. Cuenta siempre el mismo día y a la misma hora

Por ejemplo, lunes antes de abrir. Dicta el conteo al celular ("pollo 12 kilos, aguacate 3 kilos, queso Oaxaca 2 kilos...") y pega el texto en la IA para que lo convierta en filas de tu hoja.

4. Registra las mermas en el momento

Una hoja aparte: fecha, insumo, cantidad, motivo (caducó, se quemó, devolución de cliente, error de pedido). Un pizarrón en la cocina y una foto diaria también funcionan; la IA puede pasar la foto a tabla.

5. Cruza con ventas

Si tu punto de venta exporta ventas por platillo, junta esas ventas con tus recetas estándar (gramos por porción). La diferencia entre lo que deberías haber consumido y lo que consumiste es tu merma oculta.

6. Pide el análisis semanal

Con el prompt de abajo, pide a la IA que identifique los insumos con mayor diferencia, que estime su costo y que proponga la lista de compra para la siguiente semana con un pequeño margen de seguridad.

7. Ajusta porciones y pedidos

Si la diferencia en un insumo es alta, revisa porciones, almacenamiento (temperatura del refrigerador, rotación PEPS: primeras entradas, primeras salidas) y pedidos. La IA te da pistas; la causa la encuentras en la cocina.

Errores comunes

• Querer contar 200 insumos desde el primer día. Se abandona en dos semanas.
• No tener recetas estándar: sin gramos por porción no puedes calcular merma oculta.
• Confiar ciegamente en la lista de compra que sugiere la IA. Ajusta por quincena, puentes, partidos de fútbol y temporada (por ejemplo, Cuaresma en marisquerías).

Prompt listo para copiar

Eres consultor de costos para un restaurante pequeño en México. Te paso tres tablas de la semana del [FECHA]: (1) inventario inicial, compras e inventario final por insumo; (2) ventas por platillo; (3) recetas estándar con gramos o piezas por porción.

Calcula para cada insumo: consumo real, consumo teórico según ventas y recetas, diferencia en unidades y en pesos (usa el costo unitario que te doy). Ordena de mayor a menor diferencia en pesos.

Después:
- Señala los 5 insumos con más pérdida y da 2 posibles causas operativas para cada uno.
- Propón la lista de compra para la próxima semana con 10% de margen de seguridad en perecederos, considerando que [EVENTO O TEMPORADA, si aplica].
- No inventes datos; si falta información, dímelo.

Tablas:
[PEGA AQUÍ]

Prompt para convertir un conteo dictado:

Convierte este conteo dictado en una tabla con columnas Insumo | Cantidad | Unidad. Normaliza nombres (por ejemplo "jitomate saladet" = "Jitomate"). Si algo no se entiende, márcalo con "REVISAR". Conteo: [PEGA EL TEXTO]

Siguiente paso

Después de un mes, usa la misma hoja para calcular el costo real de tus 10 platillos más vendidos y revisar precios de menú. Ese análisis suele valer más que cualquier herramienta nueva.